Politique de confidentialité

Introduction

La présente déclaration de confidentialité (« Déclaration ») s'applique à Kotra inc. et à ses filiales et sociétés affiliées (« Kotra », « nous », « notre » ou « nos »). Pour en savoir plus sur les activités de Kotra, veuillez consulter groupekotra.com.

Kotra reconnaît l'importance de votre vie privée et s'engage à protéger vos renseignements personnels.

La présente Déclaration s'applique uniquement aux renseignements personnels que vous nous communiquez lorsque vous accédez et utilisez notre site web kotra.ca ou tout autre site ou application de Kotra qui renvoie à la présente Déclaration (collectivement, le « Site »), ainsi qu'aux renseignements personnels que vous nous transmettez en réponse à une demande d'information ou à toute autre prise de contact de notre part.

Selon votre relation avec Kotra, d'autres déclarations de confidentialité pourraient s'appliquer à vous. Pour nos pratiques relatives aux renseignements personnels des candidats à l'emploi, veuillez consulter notre Politique de confidentialité en matière de recrutement.

Modifications de la présente Déclaration

Kotra peut, à sa discrétion, modifier la présente Déclaration en tout temps. Toute modification sera publiée sur cette page afin que vous puissiez en être informé.

Compte, inscription, abonnement et communications marketing

Kotra recueille des renseignements lorsque vous créez un compte, remplissez un formulaire de contact, demandez l'accès à des publications ou ressources, vous abonnez à notre infolettre, ou sollicitez de l'information sur nos services et mandats.

Les renseignements personnels recueillis comprennent notamment : nom, adresse, adresse courriel, numéro de téléphone, renseignements professionnels permettant de vous identifier (organisation, titre, poste), adresse IP, géolocalisation, domaines d'intérêt et données démographiques.

Si vous ne fournissez pas ces renseignements, vous pourriez ne pas pouvoir accéder à certaines fonctionnalités du Site, vous abonner à notre infolettre ou obtenir de l'information sur nos services.

Événements et sondages

Kotra recueille des renseignements lorsque vous vous inscrivez à des conférences, ateliers ou événements organisés ou coorganisés par Kotra, ou lorsque vous participez à des sondages que nous menons.

Les renseignements recueillis comprennent : nom, adresse courriel, renseignements professionnels ou de formation permettant de vous identifier, adresse IP, identifiants uniques, domaines d'intérêt et données démographiques.

Témoins et autres technologies de suivi

Kotra peut utiliser des témoins (cookies) et d'autres technologies de suivi, tel que décrit à la présente section et dans nos gestionnaires de consentement aux témoins.

Kotra peut utiliser des témoins et d'autres technologies de suivi sur ce Site et dans nos communications avec vous. Un « témoin » est une petite quantité de données envoyées par un serveur web à votre navigateur et stockées sur votre appareil. Les témoins nous permettent de faire fonctionner le Site, de mémoriser vos préférences, de recueillir des données sur l'utilisation du Site et de vous proposer des contenus susceptibles de vous intéresser.

La plupart des navigateurs vous permettent d'effacer les témoins, de les bloquer entièrement ou d'être averti avant qu'un témoin soit stocké. Notez que certaines sections ou fonctionnalités du Site pourraient ne pas être accessibles si votre navigateur n'accepte pas les témoins.

Une liste détaillée des témoins utilisés est disponible dans nos gestionnaires de consentement aux témoins.

Visiteurs de nos bureaux et systèmes de sécurité

Kotra recueille des renseignements lors de vos visites à nos bureaux. Les visiteurs peuvent être invités à s'inscrire à la réception, et nous pouvons recueillir votre nom, votre adresse courriel et une pièce d'identité officielle. Des renseignements personnels peuvent également être captés à l'intérieur et aux abords immédiats de nos locaux au moyen de systèmes de vidéosurveillance ou d'autres dispositifs audio, vidéo ou de sécurité.

Utilisation de vos renseignements personnels

Les finalités et utilisations de vos renseignements personnels dépendent de la façon dont vous utilisez le Site et des renseignements fournis. Nous traitons vos renseignements personnels dans le cadre de nos intérêts légitimes, notamment pour :

• Communiquer avec vous et traiter vos demandes relatives à votre compte, vos abonnements, vos inscriptions à des événements et votre participation à des sondages
• Personnaliser votre expérience sur le Site avec des contenus Kotra pertinents
• Comprendre la composition de notre auditoire, identifier les domaines d'intérêt et évaluer la compatibilité du Site avec les appareils de nos visiteurs
• Mesurer et améliorer l'efficacité de nos programmes de marketing sur différents canaux
• Améliorer nos contenus web et l'expérience de navigation
• Vous informer des mises à jour de nos services et vous aviser des autres offres et ressources de Kotra susceptibles de vous intéresser, y compris le suivi de l'engagement courriel à usage interne uniquement (sauf si le consentement est requis en vertu des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels)
• Gérer l'accès à nos installations et en assurer le bon fonctionnement
• Assurer la sécurité des personnes, exercer nos droits de propriété, prévenir et détecter les infractions, et faire valoir ou défendre des réclamations légales
• Agréger, anonymiser ou dépersonnaliser des données et les utiliser à des fins opérationnelles

Utilisation — bases légales complémentaires

Sur la base de votre consentement, lorsque requis. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps.

En conformité avec une obligation légale, notamment les mesures de prévention de la fraude et les obligations fiscales.

Divulgation de vos renseignements personnels

Les tiers à qui nous pourrions devoir communiquer des renseignements personnels pour vous fournir nos services et faire fonctionner notre Site comprennent :

• Nos filiales et sociétés affiliées
• Nos conseillers professionnels
• Nos fournisseurs de services tiers qui traitent des renseignements en notre nom pour certaines de nos opérations internes, notamment la distribution de courriels, les services TI, la sécurité du Site, le marketing et la gestion d'événements
• Les tiers identifiés dans nos gestionnaires de consentement aux témoins
• Nos partenaires d'affaires pour des publications et événements coorganisés avec Kotra
• Les autorités légales, en conformité avec toute obligation légale ou ordonnance judiciaire

Divulgation — opérations et transferts

Kotra peut également communiquer vos renseignements personnels à un tiers dans le cadre d'une réorganisation, d'une transaction de financement, d'une fusion, d'une vente, d'une coentreprise, d'un partenariat, d'une cession ou de toute autre disposition de tout ou partie de nos activités, actifs ou actions (y compris dans le cadre d'une procédure d'insolvabilité).

Kotra étant une organisation dont les activités s'étendent à l'ensemble du Québec et du Canada, il peut être nécessaire de transférer des renseignements personnels recueillis sur le Site à des partenaires ou prestataires dont les systèmes sont situés à l'extérieur du Québec. Ces transferts ne sont effectués que lorsque nous avons la certitude que des mesures de protection adéquates sont en place, conformément aux exigences de la Loi 25.

Conservation de vos renseignements personnels

Kotra conserve vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour accomplir les fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Les critères retenus pour déterminer nos durées de conservation comprennent :

• La durée de notre relation avec vous et la période subséquente pendant laquelle nous pourrions avoir besoin de référencer vos renseignements pour traiter des questions pouvant survenir
• L'existence d'une obligation légale à laquelle nous sommes assujettis
• L'opportunité d'une conservation à la lumière de notre position juridique (prescriptions applicables, litiges ou enquêtes réglementaires)

Communications marketing

Si vous ne souhaitez plus recevoir de communications marketing de notre part, vous pourrez vous désabonner à tout moment au moyen du lien prévu à cet effet dans chacun de nos courriels. Lors de votre abonnement à l'infolettre Kotra, vous pourrez sélectionner les types de communications que vous souhaitez recevoir, et vous aurez la possibilité de vous désabonner en tout temps.

Mesures de sécurité

Kotra a mis en place des processus de sécurité technologiques et opérationnels appropriés pour protéger vos renseignements personnels. Seuls les employés et collaborateurs autorisés, dont l'accès est limité aux besoins de leurs fonctions, peuvent accéder à vos renseignements personnels. Chaque personne y ayant accès est tenue à la confidentialité.

Bien que nous appliquions des pratiques généralement reconnues comme étant conformes aux standards de l'industrie, Kotra ne peut garantir qu'aucun accès non autorisé ne surviendra lors de la transmission de renseignements via Internet ou un réseau public. En cas d'incident de confidentialité présentant un risque sérieux de préjudice, Kotra procédera aux notifications requises auprès de la Commission d'accès à l'information (CAI) et des personnes concernées, conformément à la Loi 25.

Liens vers des sites tiers

Ce site peut contenir des liens vers des sites web qui ne sont pas exploités par Kotra. Kotra n'est pas responsable des pratiques de confidentialité ni du contenu de ces sites tiers. Nous ne sommes pas responsables de la protection des renseignements que vous communiquez lors de votre visite sur ces sites. Aucun lien ne constitue ni ne doit être interprété comme une approbation de quelque nature que ce soit de notre part à l'égard d'un autre site.

Conformité aux lois

Kotra peut être contrainte de communiquer des renseignements personnels aux autorités légales si elle reçoit une ordonnance judiciaire ou toute autre demande légale ou administrative, ou lorsque les lois et règlements applicables au Québec ou au Canada l'exigent ou le permettent.

Vos droits

Conformément à la Loi 25 et aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels au Québec, vous disposez des droits suivants :

Vous avez le droit de demander une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ainsi que des précisions sur leur utilisation. Si des renseignements sont inexacts ou incomplets, vous avez le droit de les faire rectifier. Vous pouvez également demander la suppression de vos renseignements personnels, l'arrêt ou la restriction de leur traitement, ainsi que leur communication dans un format technologique structuré (portabilité). Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer en tout temps. Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information (CAI).

Pour exercer l'un ou l'autre de ces droits, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la section « Nous joindre ». Nous pourrions avoir besoin de vérifier votre identité avant de donner suite à votre demande.

Mineurs

Kotra reconnaît l'importance de protéger la vie privée des mineurs dans leurs interactions en ligne. Ce site n'est pas conçu pour les personnes de 18 ans et moins et ne vise pas à les solliciter.

Nous joindre

Pour toute question ou pour exercer vos droits en matière de protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels : Solution Kotra inc., 531 boul. de Terrebonne, Terrebonne (Québec) J6W 2H1, Canada.